نشست خبری مدیرعامل فرصتی عالی برای به اشتراک گذاشتن دستاوردها، برنامه‌ها و اطلاعات مهم شرکت با ذینفعان کلیدی، از جمله رسانه ها، سرمایه گذاران، کارمندان و شهروندان است. با برگزاری نشست خبری موثر، می توانید برند خود را ارتقا دهید، اعتماد ایجاد کنید و اهداف شرکت متبوع خویش را پیش ببرید. با این حال، برنامه ریزی و اجرای نشست خبری موفق نیاز به تلاش جدی و برنامه‌ریزی دقیق و اصولی دارد. این یادداشت که در قالب راهنما ارایه شده حاصل چندین سال تحصیل و فعالیت مستقیم نگارنده از یک سو در زمینه‌ی رسانه و ارتباطات و از سوی دیگر در زمینه‌ی روابط‌عمومی است.
احسان میرزائی – مدیرمسئول مجله گیچ
مجله گیچ را در فضای مجازی دنبال کنید:
مجله گیچ gich.ir احسان میرزائی: نشست خبری مدیرعامل شرکت یا سازمان زمانی برگزار می‌شود که حرف تازه‌ای برای گفتن یا سوالی برای پرسیدن وجود داشته باشد. نشست‌های خبری با توجه به درجه‌ی اهمیت اخبار و اطلاعات با حضور مدیرعامل شرکت در سطوح مختلفی قابل برگزاری است.
گاهی نشست خبری رویداد محور و مناسبتی بوده و گاهی در پاسخ به پرسش‌های افکار عمومی و در پی چالش‌های اجتماعی (مانند افزایش قیمت بنزین). هدف کلی از برگزاری چین رویدادی تبیین و روشن‌گری، برجسته سازی اخبار و دستاوردها و گاهی فرد مدیرعامل است.
ارکان نشست خبری مدیرعامل
روابط‌عمومی نقش اصلی در برگزاری نشست خبری مدیرعامل شرکت را بر عهده دارد. روابط‌عمومی با اشراف اطلاعاتی و تخصصی که نسبت به حوزه‌ی کاری، برنامه‌ها و دستاوردهای شرکت متبوع خویش دارد و با افکار سنجی، پایش رسانه‌ها و رصد اخبار مثبت و منفی، پیشنهاد برگزاری نشست خبری را به مدیرعامل ارایه می‌کند.
تعیین اهداف و خط مشی اصلی نشست خبری با هماهنگی مدیرعامل، هیات مدیره و معاونان مدیرعامل؛ تعیین زمان و مکان نشست، انتخاب رسانه‌ها و دعوت از خبرنگاران و… از وظایف روابط عمومی است.
رکن دیگر نشست خبری خبرنگاران (اصحاب رسانه) هستند. مجموعه‌ای از رسانه‌ها در بستر‌های متنوع و از طیف‌های مختلف سیاسی موافق و مخالف که هرکدام به نوعی نماینده‌ی گروهی از شهروندان یا جریان‌های سیاسی هستند.
چگونگی تعامل روابط عمومی هر شرکت با رسانه‌ها و خبرنگاران ارتباط مستقیمی با آبرو و وجهه‌ی مدیرعامل و شرکت دارد.
- آموزش پخت نان بربری خانگی
- آموزش پخت نان تافتون خانگی
- راهکارهای جلوگیری از اسراف نان
- اهمیت تخمیر و عمل آوردن خمیر
- انواع آرد و ویژگی آرد کامل
- نان سلامت در باشگاه کسب و کار گیچ
فرایند برگزاری نشست خبری مدیرعامل
۱. تعیین هدف یا اهداف برگزاری نشست خبری با مهندسی معکوس
اولین قدم قبل از شروع برنامه ریزی برای نشست خبری تعیین هدف است. روابط عمومی برای تعیین هدف باید شناخت و آشنایی کاملی با فرایندهای رسانه‌ای به ویژه در تهیه خبر و گزارش داشته باشند. شوربختانه به مانند هر جای دیگرْ برخی از روابط عمومی‌ها هم مبادرت به جذب افرادی کرده‌اند که تخصص لازم را ندارند.
شناخت عناصر خبر و ارزش‌های خبری به کارشناسان روابط عمومی در تهیه و تولید راهبردها و بهبود فرایندها کمک شایانی می‌کند. همچنین مهندسی معکوس فرایندهای رسانه‌ای توسط متخصصان روابط‌عمومی احتمال موفقیت کمپین‌های خبری پیش و پس از نشست خبری را به مراتب افزایش می‌دهد.
شرکت شما چه اطلاعات و خبر ارزشمندی برای اطلاع رسانی دارد؟ این اطلاعات چه منافعی برای شرکت، کشور و مردم دارد؟ درجه‌ی ارزشمندی و اهمیت کدام یک از اطلاعات برای شرکت و رسانه‌ها بیشتر است؟
طرح چنین پرسش‌هایی بر اساس عناصر و ارزش‌های خبری نوعی از مهندسی معکوس است که در روابط عمومی باید انجام شود. البته نه با هدف فریب‌کاری و بزرگ‌نمایی غیر واقعی. بلکه روابط عمومی باید همواره از اخلاق حرفه‌ای پیروی کند.
۲. مخاطب شناسی و تعیین سطح نشست
اخبار شرکت شما برای چه کسانی است؟ گاهی مخاطب عموم مردم و گاهی مسئولین و مقامات هستند. تولید محتوا برای هریک نه‌تنها نیازمند تمرکز روی ادبیات خاص مخاطب است. بلکه جایگاه مخاطب در فراگرد ارتباطی نوع کانال ارتباطی را نیز تعیین می‌کند. بنابراین گاهی انتشار یک خبر در کانال‌های رسمی و غیر و رسمی تلگرامی و .. کفایت می‌کند. گاهی هم باید نشست خبری برگزار کرد.
۳. تاریخ و مکان برگزاری نشست خبری
زمان و مکانی را انتخاب کنید که برای اکثر مخاطبان (خبرنگاران، مدیران ارشد، نخبرگان و…) شما مناسب باشد. همچنین باید مکانی را انتخاب کنید که به اندازه کافی بزرگ باشد تا همه حاضران را در خود جای دهد و دارای تجهیزات لازم برای ارائه شما باشد.
برای نمونه در هفته‌ی دولت ممکن است خبرنگاران یک حوزه از رسانه‌های مختلف به طور همزمان به چندین رویداد مهم در نقاط مختلف کشور دعوت شوند. بنابراین انتخاب هوشمندانه‌ی زمان و مکان برگزاری نشست با افزایش موفقیت کمپین خبری ارتباط دارد.
۴. بیانیه مطبوعاتی بنویسید
بیانیه مطبوعاتی شما ابزاری کلیدی برای تبلیغ نشست خبری شما و اطلاع رسانی به مردم در مورد آنچه انتظار دارند است. مطمئن شوید که بیانیه مطبوعاتی شما به طور خلاصه و واضح هدف نشست خبری، تاریخ و مکان، و اطلاعات تماس برای کسب اطلاعات بیشتر را بیان می کند.
۵. با مدیرعامل و دیرگ سخنرانان هماهنگ باشید
مهم است که قبل از برگزاری نشست خبری هماهنگی‌های لازم را با مدیرعامل و دیگر سخنرانان داشته باشید. روابط عمومی وظیفه دارد در نقش یک مشاور و با حفظ شان و جایگاه مدیرعامل موارد مهم و حیاتی را به وی متذکر شود. مرور خط مشی اصلی نشست، بررسی پرسش‌های احتمالی خبرنگاران، معرفی خبرنگاران طیف موافق و مخالف، تهیه متن سخنرانی و تولید کلیدواژ‌ه‌های موثر و… از جمله ماموریت‌هایی است که روابط‌عمومی باید انجام دهد.
این به شما کمک می کند تا مطمئن شوید که مدیرعامل با آرامش و خونسردی ناشی از حمایت اصولی و همراهی لحظه به لحظه‌ی شما سخنرانی می‌کند و پاسخگوی سوالات خبرنگاران است. همچنین از گاف دادن و بیان برخی مواضع و اطلاعات غیر ضروری که ممکن است برای شرکت تهدید آمیز باشد جلوگیری می‌شود.
۶. آمادگی برای پرسش‌های خبرنگاران پیش از نشست خبری
با توجه به تعیین خط مشی نشست خبری که از طریق بیانیه و دعوت نامه رسمی به اطلاع رسانه‌ها و خبرنگاران رسیده انتظار می‌رود پرسش‌ها هم حول همین محور باشد. به احتمال زیاد دبیر و سردبیر و خبرنگار به منظور کسب اطلاعات بیشتر و بهتر و دقیق‌تر (در رقابت با سایر رسانه‌ها) پرسش‌هایی را طراحی می‌کنند.
ضروری است که برای پاسخگویی به این سوالات آماده باشید. زمانی را صرف پیش‌بینی سوالات احتمالی و تهیه پاسخ لازم کنید. ممکن است با خود بگویید سوالات خبرنگاران را قبلا دریافت و بررسی می‌کنم!این کاملا اشتباه بوده و به نوعی مصاحبه‌ی مکتوب و غیر مستقیم شباهت پیدا می‌کند.
ارزش نشست خبری در نمایش هوشمندی، خلاقیت و پویایی روابط عمومی در برابر هوشیاری و رندی رسانه‌ها است.
۷. نشست خبری را انحصاری نکنید
شاید برخی رسانه‌ها به هر دلیل نتوانند خبرنگار خود را اعزام کنند یا حتی رسانه‌ای برون مرزی باشد. بهتر است نشست خبری همزمان و به صورت برخط برای ایشان پخش شود و فرصت بیان پرسش‌ها برای آنها در نشست ایجاد شود.
همچنین از شبکه‌های ارتباطی و اجتماعی برای اطلاع رسانی برگزاری نشست خبری قبل، حین و بعد از رویداد استفاده کنید.
۸. تهیه بسته‌ی خبری برای خبرنگاران
اخبار و اطلاعاتی که قرار است در نشست خبری رسانه‌ای شوند را در قالب بروشور، تراکت، کاتالوگ یا اینفوگرافیک به طور کامل گرداوری کرده و هنگام ورود خبرنگاران به ایشان بدهید. این اقدام مزایای بسیاری دارد، برای نمونه آمار و ارقام به طور دقیق در اختیار رسانه‌ها قرار می‌گیرد. در کنار بهتر است ریز برنامه (پیوست دعوتنامه رسمی هم باشد.) نیز در اختیار خبرنگاران قرار بگیرد.
۹. پایش اخبار رسانه‌ها و بازخوردها پس از نشست خبری مدیرعامل
کار روابط عمومی با اتمام نشست خبری به پایان نمی‌رسد. خروجی مهم و اصلی نشست خبری اخبار و بازخوردهای بعد از آن است. تهیه بولتن خبری ویژه‌ی نشست، دسته‌بندی اخبار مثبت و منفی، افکار سنجی و… از جمله اقدامات لازم بعد از برگزاری نشست خبری است.
فرایند دعوت از خبرنگاران و حضور آنها در نشست خبری
۱. دعوت رسمی و صدور کارت شناسایی برای حضور در نشست خبری:
توصیه می‌کنم خبرنگاران و رسانه‌ها را هرگز گزینشی دعوت نکنید. با همه خبرنگاران، صرف نظر از اینکه برای چه رسانه ای کار می کنند، منصفانه رفتار کنید.
همچنین بهتر است سلسله مراتب در دعوت رعایت شود، یعنی دعوتنامه رسمی برای رسانه ارسال شود نه شخص خبرنگار. البته مسئول ارتباط با رسانه‌های روابط عمومی به طور مستقیم با خبرنگاران ارتباط دارد و هماهنگی لازم را انجام می‌دهد. همچنین پیگیری حضور یا عدم حضور خبرنگار در نشست و کشف علت آن نیز از دیگر وظایف روابط عمومی است.
در دعوت نامه، تاریخ، زمان، مکان و موضوع نشست خبری را به طور واضح ذکر کنید. همچنین می توانید بیانیه مطبوعاتی مختصر یا اطلاعات دیگری را که ممکن است برای خبرنگاران مفید باشد، ضمیمه کنید.
طراحی کارت شناسایی برای هر خبرنگار و نماینده‌ی رسانه هم زیبا و محترمانه است و هم اینکه فرایندهای حراست، پذیرش و پذیرایی و… را آسان می‌کند.
۲. تهیه لیست و آمار دقیق خبرنگاران
لیستی از رسانه ها و خبرنگاران تهیه کنید. اطلاعات فردی، شماره پلاک خودرو و راه‌های ارتباطی با خبرنگاران را جمع آوری کنید. این مورد بسیار ضروری است. گاهی برخی رسانه‌های خبرنگار و عکاس و برخی نیز مانند صدا و سیما گروه خبری همراه با راننده اعزام می‌کنند. اسامی و تعداد به منظور هماهنگی حراست، ورد به پارکینگ، تهیه هدیه، پذیرایی و ناهار ضروری است.
۳. پذیرایی از خبرنگاران و دیگر مدعوین نشست خبر
بهتر است یک نفر به نمایندگی از روابط عمومی در بدو ورود خبرنگاران به مجموعه به آنها خوش آمد بگوید و جلوی نام وی در لیست تیک بزند و او راهنمایی کند. زمان پذیرایی پیش از شروع نشست فرصت مناسبی برای تعامل کنترل شده و همگرایی بیشتر کارگزاران روابط‌عمومی با خبرنگاران است.
۴. مجری کارشناس نشست خبری مدیرعامل
مجری کارشناس عمدتا فردی از خود روابط عمومی است. او در فرایند برنامه ریزی نشست حضور داشته و نسبت به خط مشی و ظرایف مد نظر آگاه است. همچنین شناختی نسبی از خبرنگاران و آشنایی خوبی با رسانه دارد. وی پس از پخش سرود و تلاوت قرآن آغاز کننده‌ی برنامه بوده و ریز برنامه را برای مدعوین شرح می‌دهد. همچنین در هنگام پرسش و پاسخ نقشی محوری ایفا می‌کند.
۵. در مورد سوالات خبرنگاران کنجکاوی نکنید!
این امر نشان دهنده‌ی ضعف روابط عمومی و ترس شرکت از خبرنگاران است. همچنین این پیام را به رسانه القا می کند که مدیرعامل از اعتماد به نفس و عزت نفس کافی برای قرار گرفتن در مقابل خبرنگاران برخوردار نیست. ورود به این مورد غیر حرفه ای و ناشیانه است که می تواند به قیمت بر باد رفتن آبروی شرکت و مدیرعامل تمام شود.
۶. حرفه ای باشید
در تمام تعاملات خود با خبرنگاران حرفه ای رفتار کنید. مودب، محترم و خوش برخورد باشید. نه آنقدر جلوی خم شوید که خبرنگار سوار بر روابط عمومی شود و نه آنقدر با گارد بالا و خشک که خبرنگار علیه شرکت شود.
چرا خط مشی نشست خبری مدیرعامل
برای اینکه نشست خبری مدیرعامل به طور موثر برگزار شود، داشتن یک خط مشی واضح و مختصر ضروری است.
خط مشی نشست خبری مدیرعامل چیست؟
خط مشی نشست خبری مدیرعامل مجموعه ای از شیوه‌نامه‌هایی است که نحوه برنامه ریزی، اجرا و پیگیری نشست خبری را مشخص می کند. این خط مشی باید اهداف نشست خبری، مخاطبان، پیام کلیدی، فرمت، قوانین رسانه ها و سایر جزئیات مهم را مشخص کند.
چرا تدوین خط مشی نشست خبری مدیرعامل مهم است؟
تدوین خط مشی نشست خبری مدیرعامل مزایای متعددی دارد:
- ایجاد وضوح و ثبات: خط مشی به همه افراد درگیر در برنامه ریزی و اجرای نشست خبری کمک می کند تا از اهداف، مخاطبان و پیام کلیدی رویداد آگاه باشند. این امر به تضمین ثبات در تمام جنبه های نشست خبری کمک می کند.
- بهبود کارایی: خط مشی به عنوان یک راهنمای گام به گام عمل می کند و به شما کمک می کند تا فرآیند برنامه ریزی و اجرا را به طور کارآمدتر مدیریت کنید.
- کاهش خطرات: خط مشی به شناسایی و کاهش خطرات بالقوه مرتبط با نشست خبری، مانند نشت اطلاعات یا سوالات ناخواسته از خبرنگاران کمک می کند.
- ایجاد یک تجربه مثبت: خط مشی به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید که نشست خبری برای همه حاضران، از جمله مدیرعامل، خبرنگاران و سایر ذینفعان، یک تجربه مثبت است.
تهدیدهای احتمالی در رفتار غیرحرفه‌ای روابط عمومی
رفتار غیرحرفه‌ای میزبان نشست (روابط عمومی شرکت) با خبرنگاران و رسانه‌ها می‌تواند پیامدهای منفی متعددی برای شرکت به دنبال داشته باشد.
آسیب به اعتبار شرکت:
رفتار غیرحرفه‌ای، مانند پرسیدن سوال از خبرنگاران قبل از نشست، می‌تواند به عنوان عدم احترام به رسانه‌ها و خبرنگاران تلقی شود. این امر می‌تواند به طور قابل توجهی به اعتبار شرکت و برند آن آسیب برساند. اگر خبرنگاران احساس کنند که با آنها با احترام رفتار نمی‌شود، ممکن است گزارش‌های منفی در مورد شرکت منتشر کنند که می‌تواند به شهرت و تصویر عمومی آن لطمه بزند.
از دست دادن فرصت‌های رسانه‌ای:
اگر خبرنگاران از رفتار غیرحرفه‌ای میزبان ناراضی باشند، ممکن است از شرکت در نشست‌های خبری بعدی یا مصاحبه با نمایندگان شرکت خودداری کنند. این امر می‌تواند فرصت‌های ارزشمندی برای به اشتراک گذاشتن اخبار شرکت با مخاطبان گسترده‌تر را از دست بدهید. همچنین، خبرنگاران ممکن است تجربیات منفی خود را با همکاران خود به اشتراک بگذارند، که می‌تواند به طور کلی به روابط شرکت با رسانه‌ها آسیب برساند.
ایجاد تنش و درگیری:
رفتار غیرحرفه‌ای می‌تواند منجر به تنش و درگیری بین میزبان و خبرنگاران در حین نشست خبری شود. این امر می‌تواند فضای منفی ایجاد کند و از تمرکز بر روی پیام اصلی شرکت منحرف شود. در موارد شدید، درگیری حتی می‌تواند به خشونت فیزیکی تبدیل شود که می‌تواند به طور قابل توجهی به شهرت شرکت آسیب برساند و پیامدهای حقوقی به دنبال داشته باشد.
از دست دادن کنترل پیام:
اگر خبرنگاران احساس کنند که با آنها با صداقت رفتار نمی‌شود، ممکن است به دنبال منابع جایگزین برای اطلاعات باشند. این امر می‌تواند منجر به انتشار اطلاعات نادرست یا گمراه‌کننده در مورد شرکت شود که می‌تواند کنترل شرکت بر پیام خود را مختل کند. همچنین، خبرنگاران ممکن است از پرسیدن سوالات سخت‌تر و چالش برانگیزتر در نشست خبری خودداری کنند که می‌تواند فرصتی برای شرکت برای ارائه اطلاعات شفاف و پاسخ به نگرانی‌های عمومی را از دست بدهد.
از دست دادن کنترل پیام:
اگر خبرنگاران احساس کنند که با آنها با صداقت رفتار نمی‌شود، ممکن است به دنبال منابع جایگزین برای اطلاعات باشند. این امر می‌تواند منجر به انتشار اطلاعات نادرست یا گمراه‌کننده در مورد شرکت شود که می‌تواند کنترل شرکت بر پیام خود را مختل کند. همچنین، خبرنگاران ممکن است از پرسیدن سوالات سخت‌تر و چالش برانگیزتر در نشست خبری خودداری کنند که می‌تواند فرصتی برای شرکت برای ارائه اطلاعات شفاف و پاسخ به نگرانی‌های عمومی را از دست بدهد.
آسیب به روابط با ذینفعان کلیدی:
رفتار غیرحرفه‌ای با خبرنگاران می‌تواند به روابط شرکت با سایر ذینفعان کلیدی، مانند سرمایه‌گذاران، مشتریان و کارمندان نیز آسیب برساند. ذینفعان ممکن است نگران باشند که شرکت شفاف و قابل اعتماد نباشد، که می‌تواند منجر به از دست دادن اعتماد و حمایت آنها شود.
اقدامات لازم برای جلوگیری از رفتار غیرحرفه‌ای
۱. آموزش شیوه تعامل با خبرنگاران برای کارمندان روابط عمومی
روابط عمومی ها باید اطمینان حاصل کنند که کارمندان به طور کامل در مورد بهترین شیوه‌های تعامل با خبرنگاران آموزش دیده‌اند. این آموزش‌ها باید شامل مواردی مانند نحوه پاسخ به سوالات دشوار، نحوه حفظ حریم خصوصی و نحوه ایجاد فضایی محترمانه باشد.
روابط عمومی ها باید خط مشی روشنی برای رفتار با رسانه‌ها داشته باشند که به طور واضح انتظارات از کارمندان را بیان کند. این خط مشی باید به طور منظم به همه کارمندانی که با رسانه‌ها تعامل دارند، توزیع و مرور شود.
۲. ایجاد کانال امن رفتار غیر حرفه‌ای در روابط عمومی
روابط عمومی ها باید کانال‌های واضحی برای گزارش رفتار غیرحرفه‌ای داشته باشند. کارمندان باید احساس راحتی کنند که هرگونه رفتار نامناسبی را بدون ترس از تلافی گزارش کنند.
۳. ایجاد ارتباط و روابط قوی با خبرنگاران توسط روابط عمومی
روابط عمومی ها باید به طور فعال با رسانه‌ها در ارتباط باشند و روابط قوی با خبرنگاران ایجاد کنند. این امر به ایجاد اعتماد و احترام متقابل کمک می‌کند و احتمال رفتار غیرحرفه‌ای را در آینده کاهش می‌دهد.
پایان پیام
احسان میرزائی – ۱۹ اردیبهشت ۱۴۰۳ – تهران ۳:۴۲
